Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

De conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) de la República del Ecuador, el responsable del tratamiento de sus datos es Rantik S.A.S., con RUC 1191798699001, domiciliada en la ciudad de Loja, Ecuador.

Para cualquier requerimiento, consulta o ejercicio de derechos relacionados con la protección de datos personales, los usuarios pueden comunicarse de manera directa a través del correo electrónico: [email protected].

2. Base Legal y Finalidad del Tratamiento

El tratamiento de sus datos personales y financieros se fundamenta en las siguientes bases legitimadoras (Art. 7 de la LOPDP):

• Consentimiento explícito: para la vinculación de cuentas de correo y la lectura automatizada de comprobantes.
• Cumplimiento de un contrato: para la prestación de los servicios de gestión, agregación financiera, colaboración en organizaciones y uso de la plataforma, incluida la gestión de su suscripción.
• Obligación legal: para el mantenimiento de registros exigidos por la normativa tributaria y societaria ecuatoriana.
• Interés legítimo: para la seguridad de la plataforma, la prevención de accesos no autorizados, el registro de auditoría y la limitación de abusos.

Finalidad y Datos Recopilados:

• Datos de registro: nombre, apellido, correo electrónico y foto de perfil, gestionados a través de nuestro proveedor de identidad Kinde, para la creación y autenticación de cuentas.
• Datos transaccionales: información extraída automatizadamente de correos de notificaciones bancarias (monto, fecha, comercio, tipo de movimiento) para generar reportes de flujo de caja, conciliaciones y cierres de caja.
• Metadatos del correo de origen: para que usted pueda verificar el origen de cada movimiento, Rantik conserva, junto a cada transacción, el remitente, el identificador del mensaje y el enlace para abrir en su buzón el correo que la originó. Ni el asunto ni el cuerpo del correo se almacenan (ver sección 3).
• Cuentas financieras: números de cuenta bancaria completos, tarjetas (últimos dígitos) o alias ingresados por el usuario. Estos datos se recopilan y utilizan exclusivamente para la identificación de registros contables y la conciliación administrativa. Rantik es un software de gestión analítica y no utiliza esta información para procesar pagos, realizar cobros ni efectuar transferencias bancarias.
• Datos de contactos y contrapartes: nombre y, opcionalmente, número de identificación (cédula o RUC) de las personas o empresas con las que usted registra movimientos. Se utilizan únicamente para agrupar y categorizar sus transacciones. Ver la sección 7 sobre datos de terceros.
• Datos de suscripción y uso: plan contratado, canal por el que lo contrató, estado y vigencia de la suscripción, periodo de prueba y registros de uso de funciones sujetas a límite, para administrar su plan y aplicar los límites correspondientes. El detalle sobre cobros, facturación y reembolsos consta en nuestra Política de Pagos.
• Datos de compras dentro de la aplicación: si contrata su plan a través de App Store o Google Play, recibimos de la tienda el identificador de la compra, su estado y sus fechas de renovación o vencimiento, junto con un identificador propio que generamos para poder atribuir esa compra a su cuenta y organización. Rantik no recibe de la tienda los datos de su medio de pago.
• Datos de facturación: nombre o razón social, RUC o cédula y, cuando el comprobante lo requiera, dirección, para la emisión de las facturas electrónicas de su suscripción conforme a la normativa del Servicio de Rentas Internas (SRI). Solo se recopilan si usted contrata directamente con Rantik; las compras realizadas a través de App Store o Google Play no los requieren, porque el comprobante lo emite la tienda. Base legal: obligación legal. Estos datos, junto con los comprobantes emitidos, se conservan por el plazo que exige la normativa tributaria ecuatoriana y por tanto subsisten a la eliminación de su cuenta (ver sección 3).
• Datos técnicos y de dispositivo: identificadores de dispositivo (tokens de notificación) y registros de fallos (crash logs y diagnósticos), para enviar notificaciones push en tiempo real sobre nuevos movimientos financieros y para monitorear y mejorar la estabilidad de la aplicación (vía Firebase).
• Datos de seguridad y auditoría: dirección IP, identificador del navegador o aplicación (user-agent), fecha y hora de los accesos, y registro de acciones relevantes sobre la cuenta y la organización (inicios de sesión, cambios de permisos, vinculación de buzones). Se conservan para detectar accesos no autorizados y permitirle revisar su propia actividad. Usted puede consultar y cerrar sus sesiones activas en cualquier momento desde la aplicación.

3. Procesamiento Transitorio y Conservación de Datos

Procesamiento con Inteligencia Artificial (Vertex AI): Rantik utiliza inteligencia artificial en la nube para analizar sus transacciones. El cuerpo del correo electrónico se lee de forma transitoria para extraer la información financiera y se descarta inmediatamente. Rantik no almacena el contenido de sus correos electrónicos en sus bases de datos; únicamente conserva los datos financieros extraídos y los metadatos de origen descritos en la sección 2 (remitente, identificador del mensaje y enlace al correo). El asunto se lee junto con el cuerpo, de forma transitoria, y tampoco se almacena.

Clasificación automatizada: la categorización de transacciones y la asignación de contactos se realizan de forma automatizada, así como las alertas que usted configure. Estos resultados son sugerencias que usted puede revisar, corregir o eliminar en cualquier momento, y no producen efectos jurídicos ni decisiones que le afecten significativamente.

Tiempo de conservación: los datos transaccionales, de cuentas, de contactos y de registro se conservarán mientras su cuenta esté activa en la plataforma. El plan contratado determina las funciones y los límites de uso disponibles, no el tiempo que conservamos su información: no eliminamos su historial financiero por el hecho de usar un plan gratuito.

Papelera: cuando usted elimina una transacción, esta se retira de sus listados, saldos, métricas y reportes de inmediato, pero se conserva 30 días antes de eliminarse definitivamente junto con los metadatos del correo que la originó. Durante ese plazo usted puede restaurarla desde la aplicación. Las transacciones que ya formen parte de un cierre de caja no pueden recuperarse, porque devolverlas alteraría un periodo contable ya cuadrado.

Las notificaciones dentro de la aplicación se eliminan automáticamente de forma periódica.

Eliminación de la cuenta: al solicitar la eliminación de su cuenta, esta entra en un periodo de gracia de 14 días: sus sesiones se cierran de inmediato y el acceso al servicio queda suspendido, pero sus datos todavía existen. Dentro de ese plazo usted puede volver a iniciar sesión y restaurar la cuenta, recuperándola íntegra.

Transcurrido el periodo de gracia se ejecuta la purga definitiva sobre nuestros sistemas activos, en un plazo máximo de 30 días contados desde su solicitud. La purga consiste en:

• la eliminación de las credenciales de acceso a sus buzones de correo (tokens de Gmail y Outlook), de los buzones vinculados, de todas sus sesiones y de sus membresías y permisos en organizaciones;
• la eliminación de su usuario en nuestro proveedor de identidad (Kinde);
• la anonimización irreversible de su registro en nuestra base de datos: se sobrescriben su correo electrónico, nombre, apellido, foto e identificador de identidad, de modo que el registro ya no permite identificarle.

Qué ocurre con la información financiera de sus organizaciones:

• Si usted era el único miembro de una organización personal, esa organización se elimina completa junto con su cuenta: transacciones, cuentas financieras, contactos, categorías, cierres de caja y los metadatos de los correos que las originaron. No queda histórico.
• Si la organización es de negocio y tiene otros miembros, sus registros financieros pertenecen a la organización y no a un miembro individual, así que se conservan para los demás miembros y quedan disociados de su identidad. Es la misma razón por la que la contabilidad de una empresa no desaparece cuando se da de baja una persona que trabajaba en ella.

Eliminación de una organización: su propietario puede eliminarla en cualquier momento desde la configuración de la aplicación, sin necesidad de solicitarlo por correo. La solicitud abre un periodo de gracia de 14 días durante el cual puede cancelarse, y en el que los demás miembros conservan acceso para exportar la información que necesiten; se les avisa dentro de la aplicación al momento de programarse. Transcurrido ese plazo se eliminan de forma definitiva las transacciones, cuentas financieras, contactos, categorías, cierres de caja, reglas de alerta y los metadatos de los correos asociados a esa organización.

Copias de seguridad: nuestras copias de respaldo se sobrescriben siguiendo su propio ciclo de rotación, de hasta 30 días adicionales. Durante ese periodo sus datos pueden subsistir en un respaldo cifrado, del que no se extraen ni se utilizan para ninguna finalidad, y que se destruye al completarse el ciclo.

Qué subsiste a la eliminación, y por qué: se conservará de forma segura únicamente aquella información anonimizada o estrictamente necesaria para cumplir con obligaciones legales ante entidades reguladoras, durante el plazo que estipule la ley ecuatoriana. En concreto, los comprobantes electrónicos emitidos por sus pagos no se eliminan: la normativa tributaria obliga a conservarlos, y con ellos subsisten los datos fiscales a cuyo nombre se emitieron (nombre o razón social, cédula o RUC y, en su caso, dirección). Esos comprobantes quedan desvinculados de su cuenta y de su organización, y no se utilizan para ninguna finalidad distinta de la tributaria.

4. Derechos del Titular (Derechos ARCOP)

Conforme a la LOPDP, usted goza de los siguientes derechos irrenunciables:

• Acceso y Rectificación: conocer qué datos personales tenemos y solicitar su actualización o corrección si son inexactos.
• Eliminación (Supresión): solicitar el borrado definitivo de sus datos y de su cuenta.
• Oposición y Suspensión: negarse al tratamiento de sus datos para fines específicos o pedir la suspensión temporal del mismo.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato digital estructurado y de uso común.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, o solicitar la eliminación de su cuenta, diríjase a la sección de configuración de privacidad dentro de la aplicación móvil o del panel web (dash.rantik.io), o envíe un correo electrónico a [email protected] indicando en el asunto "Ejercicio de Derechos LOPDP" o "Eliminación de Cuenta". Rantik atenderá y responderá a su solicitud en el plazo legal máximo de 15 días. En caso de inconformidad, usted tiene el derecho de presentar un reclamo ante la Autoridad de Protección de Datos Personales del Ecuador.

5. Encargados del Tratamiento, Transferencias Internacionales y Seguridad

Rantik no vende, alquila ni comparte sus datos personales o financieros con terceros para fines comerciales o de marketing.

Sus datos se comparten únicamente con los siguientes proveedores de infraestructura tecnológica, que actúan como encargados del tratamiento siguiendo nuestras instrucciones y bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:

Transferencia internacional: el uso de Rantik implica una transferencia internacional de sus datos, porque nuestros proveedores de infraestructura operan fuera del Ecuador. La mayor parte del tratamiento ocurre en la Unión Europea, incluida la base de datos que contiene toda su información financiera; algunos servicios auxiliares pueden operar en los Estados Unidos de América.

Esta transferencia se realiza al amparo de la ejecución del contrato que nos vincula y de su consentimiento, y bajo instrumentos contractuales que imponen a dichos proveedores medidas de seguridad técnicas, organizativas y jurídicas equivalentes a las exigidas por la legislación ecuatoriana. Si cambiamos de proveedor o de región de forma que altere lo descrito en esta tabla, lo notificaremos conforme a la sección 8.

Nota sobre las compras dentro de la aplicación: cuando usted compra a través de App Store o Google Play, la relación de pago se establece con la tienda y se rige además por la política de privacidad de Apple o de Google, según corresponda. Rantik recibe de ellas únicamente los datos de la suscripción descritos en la sección 2, nunca los de su medio de pago.

Nota sobre el procesamiento con IA: el análisis del contenido de los correos se realiza en la infraestructura de Google Cloud. Consulte la sección 3: ese contenido se procesa de forma transitoria y no se almacena.

Medidas de seguridad: cifrado de datos en tránsito mediante protocolos seguros HTTPS/TLS; cifrado en reposo; cifrado adicional a nivel de aplicación de las credenciales y tokens de acceso a sus buzones de correo; control de acceso por roles y permisos; y registro de auditoría de las operaciones sensibles.

6. Uso de datos obtenidos de las APIs de Google

Permisos solicitados

Rantik solicita únicamente los siguientes permisos (scopes) de la API de Gmail, y cada uno cumple una función concreta:

• https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic — crear y mantener en su buzón el filtro que aplica la etiqueta rantik exclusivamente a los remitentes bancarios que usted selecciona, y que excluye los mensajes con códigos de un solo uso o credenciales. Este permiso es el que permite acotar el acceso efectivo a una fracción mínima de su correo.
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels — crear y aplicar esa etiqueta, visible para usted en la interfaz de Gmail.
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly — leer el contenido de los mensajes que llevan esa etiqueta, para extraer monto, fecha, comercio y tipo de movimiento.

Rantik no solicita permisos para enviar, redactar, modificar ni eliminar correos, ni para acceder a Drive, Calendario, Contactos u otros servicios de Google.

Uso Limitado

El uso que Rantik hace de la información recibida de las APIs de Google se adhiere a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

Rantik's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Inteligencia artificial

Rantik no utiliza, transfiere ni vende los datos obtenidos de las APIs de Google para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático generalizados, fundacionales o no personalizados. Tampoco los utiliza para entrenar modelos personalizados: Rantik no entrena ningún modelo con sus datos. El contenido de los correos se envía a Google Vertex AI únicamente en tiempo de inferencia, bajo la cuenta de Google Cloud de Rantik, con el solo fin de extraer los datos financieros de ese mismo usuario y entregárselos en la aplicación; Google Cloud no utiliza ese contenido para entrenar sus modelos. Ese contenido se descarta de inmediato tras la extracción, no se conserva junto a modelo alguno y no se transfiere a ninguna otra herramienta de inteligencia artificial de terceros.

Acceso humano

Ninguna persona del equipo de Rantik lee el contenido de sus correos electrónicos. El tratamiento es íntegramente automatizado. Solo se accederá a un mensaje concreto si usted lo autoriza de forma afirmativa y específica —por ejemplo, al reportar un error de lectura y adjuntarlo usted mismo—, o cuando lo exija la ley.

Publicidad

Los datos obtenidos de las APIs de Google no se utilizan ni se transfieren con fines publicitarios, de retargeting ni de segmentación por intereses.

Revocación

Usted puede desvincular su buzón desde la configuración de Rantik, o revocar el acceso en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions.

7. Acceso Compartido en Organizaciones y Datos de Terceros

Organizaciones: Rantik permite trabajar de forma individual o en organizaciones con varios miembros. Cuando usted forma parte de una organización, las transacciones, cuentas financieras, contactos y reportes de esa organización son accesibles para los demás miembros, según el rol y los permisos que tenga cada uno. Los movimientos provenientes de un buzón de correo que usted vincule pasan a formar parte de la información de la organización en la que los registre. Las credenciales de acceso a su buzón nunca se comparten con otros miembros.

Datos de terceros: si usted registra contactos o contrapartes (nombre, cédula o RUC de otras personas o empresas), usted es responsable de contar con una base legal para hacerlo y Rantik trata esos datos únicamente como encargado, por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, para prestarle el servicio. Rantik no utiliza esos datos para ninguna finalidad propia.

8. Modificaciones y Consentimiento

Al crear una cuenta, vincular su correo electrónico (Gmail u Outlook) e ingresar su información financiera, usted otorga su consentimiento expreso, libre, específico e informado para el tratamiento de sus datos bajo los términos descritos en este documento. Cualquier modificación sustancial a esta política será notificada a través de la aplicación o por correo electrónico, con indicación de la nueva fecha de vigencia.